PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

A.  PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

• Pengertian Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan opersional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melaporkan kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan.

• Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen

Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsinya :

1. Mengatur orang - orang.
2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan.
3. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas ).
4. Menempatkan orang – orang dalam departemen.
5. Menetapkan batasan – batasan wewenang.

Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen meliputi :

Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya. 

Contoh Struktur dalam Organisasi 
 

Job Description :

Dewan Direksi :

Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur. Tugas utama direksi :

1. Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.
2. Memegang kekuasaan perusahaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.
3. Menentukan kebijakan yang dilakukan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab dari direksi:

Untuk mengelola usaha perseroan sesui dengan anggaran dasar. Pada tahun 2006 secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat rideksi untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membuttuhkan perhatian dengan segera.

Direktur utama:

1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretarian.
2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkap.
3. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
4. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.
5. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Dewan Direksi.
6. Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada dewan direksi.
7. Memimpin seluruh dewan dan komite eksekutif.
8. Menawarkan visi dan imajinasidi tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dangan MD atau CEO)
9. Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi ke arah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
10. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungan dunia luar.
11. Memainkan bagian terkemuka dalm menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.
12. Mengambil keputusan sebagimana di delegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting-meeting BOD.
13. Menjalanakan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hukum, sebagi refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang munkin anda gunakan)

Direktur

1. Menetapkan prosedur kegiatan perusahaan dalam tiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.
2. Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.
3. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggun jawabannya.
4. Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.
5. Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

Sebagai pimpinan dari perusahaan, Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggungjawabannya secara perdata.

Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan atas kerugian PT.

Direktur Keuangan:

1. Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi.
2. Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.
3. Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan
4. Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya
5. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan
6. Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan
7. Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan. 

Direktur Personalia :

1. Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai
2. Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.
3. Membina pengembangan staff administrasi 

Manager :

Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

1. Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
2. Rancangan organisasi dan pekerjaan.
3. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
4. Sistem komunikasi dan pengendalian.
5. Sistem reward.

Manager Personalia :

• Buat Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia
• Buat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia :

1. Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.
2. Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.
3. System Penilaian Kinerja Karyawan
4. Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan
5. Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK
6. Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL
7. Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya
8. Training & Evaluasi
9. Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan
10. Benefit & Fasilitas Lainnya

• System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia
• Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif
• Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia.

Manager Pemasaran :

1. Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien
2. Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.
3. Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur. 

Manager Pabrik :

• Berkaitan Kepada Direktur :

1. Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.
2. Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

• Berkaitan Dengan Produksi :

1. Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi
2. Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan.
3. Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.
4. Manajer pabrik membawahi PPC, Produksi, Pembelian, dan Gusang Bahan Buku.

 ADM & Gudang :

1. Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir.
2. CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.
3. Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.
4. Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian. 

Divisi regional :

1. Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.
2. Menyepakati target kinerja dengan direksi.Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal.
3. Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.
4. Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calom penanam modal dan pemangku kepentingan.

• Kelebihan dan kerugian sturktur organisasi fungsional dan divisional

Sruktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional ini mempunyai  beberapa kelebihan, antara lain:

1. Efisiensi melalui spesialisasi
2. Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana
3. Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
4. Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Sedangkan kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

1. Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
2. Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
3. Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
4. Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Struktur Divisional

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga  mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan  struktur organisasi divisional antara lain:

1. Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat
2. Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
3. Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan
4. Kesempatan karir lebih terbuka

Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

1. Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
2. Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
3. Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

B.   ACTUATING DALAM MANAJEMEN

• Pengertian Actuating dalam Manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaa dan pengorganisasian lebih banyak yang berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkang fungsi actuating justru lebih menekanakan pada kegiataan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R.Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian diatas, pelakasaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan (actuating) ini adalah bahwa seorang keryawan akan temrotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakannya.
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak
4. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

• Pentingnya Actuating Dalam Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

• Prinsip Actuating dalam Manajemen

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
8. Pekerjaan  seorang manajer tidak terlepas dari organisasi. Secara umum organisasi diartikan sebagai  kumpulan dua atau lebih orang yang bekerja sama secara  terkoordinasi  dan terstruktur  untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi diperlukan untuk pencapaian tujuan  bersama secara efektif dan efisien. Manajer melakukan proses manajemen, mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mengolah input guna  mencapai tujuan organisasi.

• Pentinganya Actuating dalam Manajerial yang Efektif

Proses manajemen mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Meskipun secara. teoritis proses manajemen menunjukkan hubungan yang logis, dalam praktek, proses manajemen yang dilakukan tidak selalu urut, dan seringkali dikerjakan secara simultan.

Sumber:
Sumber, Sumber, Sumber, Sumber, Sumber, Sumber, Sumber, 

http://megha-blogs.blogspot.com/2013/10/tugas-portofolio-ii.html